Niektórzy przedsiębiorcy chcieliby mieć możliwość sprawdzania i kontrolowania poczty elektronicznej pracownika. Czy takie działanie jest legalne?
Kiedy można monitorować skrzynkę e-mail?
Pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika wyłącznie w przypadku gdy:
- zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy (np. celem poprawienia efektywności pracowników, pomiar czasu pracy)
oraz
- jest to niezbędne do właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy (np. służbowych komputerów, laptopów, telefonów komórkowych).
Powyższe przesłanki muszą zostać spełnione jednocześnie.
Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Kontrola pracodawcy może dotyczyć wyłącznie komunikacji służbowej pracownika. Jeżeli pracownik wykorzysta służbową pocztę do wysłania/odebrania wiadomości pozasłużbowych pracodawca nie może przeczytać prywatnej korespondencji pracownika.
Konieczność poinformowania o monitoringu poczty e-mail
Pracownik musi zostać uprzedzony o stosowaniu przez pracodawcę monitoringu służbowej poczty elektronicznej.
Pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu poczty email nie później niż na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Informacja przekazywana jest „w sposób przyjęty u danego pracodawcy” a więc np. przez ogłoszenie na tablicy ogłoszeń albo za pośrednictwem służbowej poczty email.
Pracodawca przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy przekazuje pracownikowi na piśmie informacje o celach monitoringu, zakresie monitoringu i sposobie zastosowania monitoringu.
W przypadku monitoringu poczty elektronicznej pracodawca powinien wprowadzić stosowne informacje w skrzynkach pocztowych pracowników, wskazujące w sposób jasny i wyraźny, że poczta elektroniczna jest kontrolowana przez pracodawcę. Dodatkowo pracodawca może oznakować komputer lub inne urządzenie służące do obsługi poczty elektronicznej.
Jak wprowadzić monitoring poczty e-mail do regulacji wewnętrznych firmy?
W układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy muszą zostać ustalone:
RODO a monitoring poczty e-mail
Monitoring służbowej poczty email pracowników skutkuje przetwarzaniem danych osobowych pracowników. Do przetwarzania danych osobowych pracowników pozyskanych w wyniku monitoringu zastosowanie mają przepisy RODO. Pracodawca musi zatem wykonać tzw. obowiązki informacyjne zgodnie z art. 12 i 13 RODO czyli podać pracownikowi w przejrzysty sposób wymagane przez RODO informacje w związku z przetwarzaniem danych. Pracodawca powinien zastosować analogiczne zasady przetwarzania danych również w odniesieniu do osób wykonujących pracę na rzecz pracodawcy w oparciu o inne umowy, np. umowy cywilnoprawne.
Podstawa prawna: art. 22(3) Kodeksu pracy.
