Na mocy art. 91 § 1 Kodeksu Pracy należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 (tzw. potrącenia ustawowe tj. obejmujące roszczenia alimentacyjne, roszczenia pracodawcy lub osób trzecich nieobjęte tytułem wykonawczym, a jednocześnie niebędące zaliczkami, karami pieniężnymi i kwotami podlegającymi odliczeniu) mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie (tzw. potrącenia dobrowolne/fakultatywne).
Pracownicy powinni na piśmie wyrazić zgodę na dokonywanie z ich wynagrodzenia potrąceń zobowiązań z kasy zapomogowo-pożyczkowej, składek związkowych, składek na grupowe ubezpieczenie, zobowiązań z ZFŚS i innych wierzytelności osób trzecich.
W praktyce mamy tu więc do czynienia z dodatkową umową zawartą między pracownikiem i pracodawcą. Jej przedmiotem jest przede wszystkim wskazanie wierzytelności, która może być potrącona z wynagrodzenia (Gersdorf Małgorzata i in., Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV).
Zgoda na potrącenia, a także zrównany z nią wniosek w tej sprawie powinny być dokonane w formie pisemnej.
Orzecznictwo, kierując się charakterem przepisu, uznało, że wyrażenie przez pracownika zgody na potrącenie bez zachowania formy pisemnej (ustnie lub w sposób dorozumiany) jest nieważne. W wyroku z 1.10.1998 r., I PKN 366/98, OSNAPiUS 1999/21, poz. 684, Sąd Najwyższy orzekł, że wyrażenie przez pracownika, bez zachowania formy pisemnej, zgody na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę innych należności niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 jest nieważne (por. art. 58 § 1 k.c. w zw. z art. 91 i 300 k.p.).
Pracodawca jest zobowiązany do dokonywania na rzecz kasy zapomogowo-pożyczkowej, za zgodą pracownika, potrąceń wpisowego, miesięcznych wkładów członkowskich i rat spłat pożyczek. (art. 6 ust. 1 pkt 6 w zw. z art. 12 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o kasach zapomogowo-pożyczkowych).
Zgodnie z art. 33(1) ustawy o związkach zawodowych pracodawca na pisemny wniosek zakładowej organizacji związkowej i za pisemną zgodą pracownika jest obowiązany pobierać z wynagrodzenia pracownika składkę związkową w zadeklarowanej przez niego wysokości. Pracodawca jest obowiązany niezwłocznie przekazywać kwoty pobranych składek związkowych na rachunek bankowy podany przez zakładową organizację związkową.
Zgoda pracownika, o jakiej mowa w art. 91 § 1 k.p., nie może być „blankietowa”, czyli dokonana bez odniesienia się do konkretnej, znanej już należności oraz do skonkretyzowanej kwoty (Wyrok SN z 5.05.2004 r., I PK 529/03, LEX nr 123534).
Stanowisko to podziela również PiP https://www.pip.gov.pl/files/127/Dla-pracodawcow/407/28-potraceniawynagrodz-internet-18-06-21p74095.pdf
Podsumowując, z przepisu art. 91 § 1 k.p. można wyprowadzić tezę, że jedynie na wniosek pracownika z wynagrodzenia mogą być potrącane należności na zaspokojenie wierzytelności osób trzecich. Bezpodstawne (bez zgody pracownika) potrącenia są wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, zagrożonym karą grzywny zgodnie z art. 281 i nast. Kodeksu Pracy.
