Technologia stała się bardzo tania. Gdy w firmie pojawia się problem kradzieży lub spadku efektywności pracy, przedsiębiorcy zastanawiają się, czy mogą kontrolować swoich pracowników poprzez nagrywanie pracy. Czy to legalne?
Czy można instalować kamery w zakładzie pracy?
Pracodawca może zgodnie z Kodeksem Pracy zainstalować kamery (lub zastosować inne środki techniczne umożliwiających rejestrację obrazu) i nagrywać pracowników (tzw. monitoring w zakładzie pracy). Jest to monitoring wizyjny, realizowany najczęściej za pomocą kamer.
W Kodeksie pracy wprowadzono jednak szereg ograniczeń:
W pierwszej kolejności pracodawcy nie wolno rejestrować dźwięku – możliwe jest wyłącznie nagrywanie obrazu.
Jakie mogą być cele monitoringu?
Monitoring może być wprowadzony wyłącznie w przypadku gdy jest to niezbędne do:
- zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub
- ochrony mienia lub
- kontroli produkcji lub
- zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Nagrania obrazu pracodawca może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane.
Jakie pomieszczenia można monitorować?
Pracodawca może zainstalować monitoring na terenie oraz wokół zakładu pracy.
Pracodawca nie może zainstalować monitoringu w:
- pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej,
- pomieszczeniach sanitarnych, szatni, stołówce oraz palarni.
Uwaga w Kodeksie pracy wprowadzono wyjątek – pracodawca może monitorować te pomieszczenia jeżeli jest niezbędne do realizacji celów monitoringu i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa − uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Ulokowanie kamer w miejscach, w których pracownik ma prawo oczekiwać poszanowania prywatności może nastąpić zatem jedynie w wyjątkowych przypadkach.
Jak informować o monitoringu?
Nie można nagrywać pracowników “z ukrycia”. Pracownik nie może mieć wątpliwości, która konkretnie przestrzeń jest monitorowana.
Pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu nie później niż na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Informacja przekazywana jest „w sposób przyjęty u danego pracodawcy” a więc np. przez ogłoszenie na tablicy ogłoszeń albo za pośrednictwem służbowej poczty email.
W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca musi oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. Ogólna informacja, że teren zakładu pracy jest objęty monitoringiem nie jest zgodna z przepisami.
Pracodawca przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy przekazuje pracownikowi na piśmie informacje o celach monitoringu, zakresie monitoringu i sposobie zastosowania monitoringu.
Jak długo pracodawca może przechowywać nagrania z kamer?
Zasadniczo pracodawca może przechowywać nagrania przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.
Jednak w przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa czyli np. w pracowniczym sporze sądowym lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin 3 miesięcy ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Po upływie powyższych terminów pracodawca powinien wykasować nagrania.
Jak przygotować podstawę prawną? Co wdrożyć w przepisach wewnątrz firmy?
W układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy muszą zostać ustalone:
- cele monitoringu (zgodne z Kodeksem pracy czyli zapewnienie bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę),
- zakres monitoringu (monitoring wizyjny),
- sposób zastosowania monitoringu (zasięg zainstalowanych kamer).
Jaki jest wpływ RODO na monitoring?
Monitoring pracowników oznacza nagrywania obrazu, obejmującego wizerunek pracowników zatem dochodzi do przetwarzania danych osobowych pracowników. Do przetwarzania danych osobowych pracowników pozyskanych w wyniku monitoringu zastosowanie mają przepisy RODO. Pracodawca musi zatem wykonać tzw. obowiązki informacyjne zgodnie z art. 12 i 13 RODO czyli podać pracownikowi w przejrzysty sposób wymagane przez RODO informacje w związku z przetwarzaniem danych. Pracodawca powinien zastosować analogiczne zasady przetwarzania danych również w odniesieniu do osób wykonujących pracę na rzecz pracodawcy w oparciu o inne umowy, np. umowy cywilnoprawne.
Podstawa prawna: art. 22(2) Kodeksu pracy.
